Kiosk Varco è un software di visitor management per la registrazione digitale dei visitatori aziendali, GDPR compliant by design. Gestisce check-in, check-out, stampa badge, firma digitale NDA e notifiche automatiche al referente interno tramite totem, tablet o QR code.
La gestione manuale degli accessi — registri cartacei, badge fisici, reception non presidiate — espone le aziende a rischi di sicurezza, inefficienze operative e criticità di conformità normativa. In contesti con elevato flusso di visitatori, fornitori e ospiti, il processo di accoglienza diventa un collo di bottiglia che impatta sia sull'esperienza del visitatore che sulla produttività del personale.
Attraverso totem interattivi o tablet in reception, i visitatori si registrano in autonomia con firma digitale, riducendo tempi di attesa, attività manuali e utilizzo della carta. Check-in, check-out, stampa badge e notifica al referente interno sono automatizzati e tracciati in tempo reale.
Modulare e personalizzabile, Kiosk Varco integra registrazione visitatori, firma digitale, stampa badge, gestione NDA, notifiche automatiche e reportistica accessi in un unico ecosistema software enterprise.
Il problema
Il registro cartaceo dei visitatori espone le aziende a tre problemi simultanei: inefficienza operativa, rischio sicurezza e non conformità normativa. In un contesto ad alta affluenza, ogni minuto perso in reception si moltiplica per centinaia di accessi.
Come funziona
Kiosk Varco copre l'intero ciclo di vita della visita: dalla preregistrazione anticipata fino al check-out, con ogni fase automatizzata, tracciata e conforme al GDPR.
| Fase | Come funziona con Kiosk Varco |
|---|---|
| Preregistrazione | Il visitatore riceve un invito e precompila i propri dati online prima dell'arrivo, riducendo i tempi in reception |
| Arrivo e check-in | Self check-in autonomo tramite totem, tablet o QR code — nessuna coda, nessun intervento del personale |
| Firma e consenso | Il sistema raccoglie firma digitale, accettazione NDA e consenso GDPR in un unico flusso guidato |
| Badge | Stampa automatica del badge personalizzato con nome, azienda, QR code e informazioni di accesso |
| Notifica | Il referente interno riceve una notifica immediata via email, SMS o MS Teams all'arrivo del visitatore |
| Monitoraggio | Dashboard real-time con presenze attive, storico accessi e movimenti per sede e ingresso |
| Check-out | Chiusura della visita tramite QR code del badge — registro aggiornato automaticamente |
Settori di utilizzo
Kiosk Varco è progettato per adattarsi a realtà con requisiti diversi di sicurezza, compliance e volume di accessi — da una sede singola a organizzazioni con centinaia di ingressi giornalieri.
Registrazione visitatori mediante totem
Kiosk Varco può essere utilizzato in reception mediante totem interattivo a touch screen, in totale autonomia grazie a un'interfaccia utente molto intuitiva. Soluzione ideale per reception e aree di ingresso di grandi dimensioni e grande affluenza, dove si necessita di un sistema ben visibile, rapidamente accessibile e stabile. Perfetto anche per la registrazione degli ospiti durante fiere o eventi.
Check-in e check-out su tablet da banco
Soluzione perfetta per reception di dimensioni contenute e con affluenza moderata. Grazie alla stabilità di questo all-in-one, è possibile offrire un servizio di rapido check-in e check-out autonomo. L'applicazione può essere installata su qualsiasi tablet con sistema operativo Apple, Android o Windows.
Kiosk Varco offre il vantaggio di anticipare la raccolta dei dati personali dei visitatori attraverso la preregistrazione dei propri dati, consentendo così un ingresso pianificato e organizzato.
In questo modo potrai semplificare le operazioni di accesso nella tua azienda, rispettando sicurezza e riducendo i tempi di attesa.
Il sistema può prevedere la sottoscrizione della policy di sicurezza e l'accettazione delle norme comportamentali.
Un rapido consenso dei dati e voilà, la procedura di registrazione è conclusa.
Il registro dei visitatori è così salvato e reso disponibile per tutto il tempo necessario.
Tutti i dati raccolti vengono archiviati in modo sicuro e nel rispetto delle normative vigenti sulla protezione dei dati personali. L'azienda dispone in ogni momento di un registro digitale completo, verificabile e pronto per eventuali controlli.
Uno dei vantaggi della soluzione risiede nella funzionalità di avviso immediato al referente interno della presenza dell'ospite in azienda.
Questa operazione di notifica che non viene più fatta dall'addetto alla reception ma dal sistema, in automatico al termine della registrazione di accesso, via email o SMS a seconda della configurazione.
E tutto nel rispetto della privacy e delle norme vigenti.
La soluzione consente di gestire centralmente le aziende con più sedi e più ingressi per ciascuna sede.
Ciò è particolarmente utile non solo per effettuare analisi ex post sulle abitudini comportamentali ma anche per il responsabile della sicurezza che si avvale di una dashboard intuitiva di gestione e controllo.
La sorveglianza e il controllo sono aspetti importanti per ogni azienda, soprattutto quando si tratta di gestire le emergenze.
La Dashboard di gestione offre un quadro completo e in tempo reale di chi è nell'edificio e con chi interagisce.
Questo consente in caso di emergenza, al responsabile della sicurezza o agli altri incaricati, di accedere al database e intervenire tempestivamente.
Brand identity
Il sistema si personalizza con i colori e i loghi della tua brand identity. La coerenza grafica unita all'autoregistrazione contribuiscono a creare nel visitatore un'ottima prima impressione, ancora prima di incontrare il referente interno.
Eventi e open house
Kiosk Varco è la soluzione ideale per gestire gli accrediti a open house ed eventi aziendali. Inserisci l'elenco dei partecipanti e lascia che il sistema gestisca l'accreditamento in autonomia, con presenze monitorate in tempo reale e carico minimo sul personale di accettazione.
Vantaggi
I nostri consulenti sono a disposizione per tutte le analisi necessarie, al fine di definire la migliore proposta per il tuo business. Non perdere tempo.
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