Le Huddle Room sono i nuovi spazi di smart workplace, di dimensioni esigue ma ben attrezzate per consentire una facile e istantanea collaborazione tra i membri del team di lavoro.
Le Huddle Room sono nate inizialmente come una risposta alla necessità di poter lavorare e confrontarsi tra colleghi in contesti acusticamente isolati, per garantire privacy e per evitare di accrescere il rumore di fondo in ambienti open space.
Proprio gli open space, inizialmente pensati per facilitare una collaborazione spontanea tra colleghi, si sono nel tempo rivelati motivo di distrazione per effetto del rumore di fondo generato da conversazioni e telefonate.
Oggi l’emergenza Covid ha indubbiamente costretto le aziende a rivedere le proprie abitudini e i processi di lavoro, spostando postazioni di lavoro all’esterno.
La necessità di facilitare un dialogo in videoconferenza, tra membri del team presenti internamente e esternamente all’azienda, ha reso il fenomeno Huddle Room di interesse ancora maggiore.
Huddle Room – piccole sale riunioni e isole insonorizzate
Normalmente lo spazio di una Huddle Room è paragonabile a quello di una piccola sala riunione, di dimensioni adeguate a consentire ad un gruppo di poche persone di raccogliersi intorno ad un tavolo. La dotazione tecnologica tipica prevede punti di accesso alla rete per i diversi portatili e display alla parete di grande formato per condividere presentazioni, video e videochiamate con colleghi in remoto.
Le Huddle Room possono essere talvolta utilizzate per concentrarsi su lavori delicati, o per telefonate complesse, o per rapidi briefing mattutini.
Una collaboration efficace
Le Huddle Room, grazie al loro aspetto raccolto e riservato, consentono ai dipendenti di riunirsi al volo in brevi e veloci riunioni di brain storming, per presentazioni a clienti o per discussioni di problem solving, anche con colleghi o clienti in remoto.
Il tutto con la protezione, la privacy e la riservatezza necessarie.
Gli spazi possono essere delimitati da pareti in vetro o da pareti fonoassorbenti, di forme e dimensioni variabili anche in base al tipo di collaborazione prevista.
La dotazione tecnologica delle Huddle Room
Queste piccole sale riunioni devono essere adeguatamente attrezzate con tecnologie software, periferiche hardware e kit audio e video in grado di supportare con efficacia le diverse attività dei meeting. Una necessità che trova spazio nelle cosiddette digital workplace, ovvero ambienti di lavoro digitale in cui le persone svolgono le proprie attività lavorative, e dove mediante strumenti collaborativi è possibile lavorare in modo più efficiente, flessibile e connesso.
I fattori di criticità riguardano la necessità di assicurare una elevata qualità audio, un video chiaro, una gestione collaborativa degli spazi, l’integrazione dei dispositivi personali, il supporto ai principali software di videoconferenza e agli strumenti BYOD e di collaboratione ibrida.
In alcuni casi il numero di Huddle Room a disposizione è tale da non richiedere sistemi di prenotazioni. In genere, la dotazione di sistemi fuoriporta per la prenotazione delle sale come Kiosk Targa diventa indispensabile al fine di assicurare lo svolgimento delle attività di collaboration.
Audio per Huddle Room
Nei piccoli spazi delle Huddle Room, uno dei requisiti essenziali è fornire uno standard acustico elevato e un elevato isolamento dai rumori esterni. A questo scopo, vengono in soccorso dispositivi audio di ultima generazione che sono in grado di eliminare i rumori di fondo assicurando la trasmissione della sola voce, per una comunicazione remota perfetta.
Soluzioni di videocollaborazione
La dotazione tecnologica delle Huddle Room può prevedere la presenza di dispositivi video quali webcam, lavagne interattive e display, per visualizzare presentazioni o i colleghi connessi in una sessione di videoconferenza svolta tramite Zoom, Microsoft Teams, Poly, Webex, Meet.
In alcuni casi si ricorre direttamente a display con tecnologia touchscreen cosi da beneficiare del duplice utilizzo: display da videoconferenza e collaborazione di contenuti, ma anche lavagna interattiva.
Ovviamente i display devono essere idonei a assicurare un’esperienza video di alta qualità. Pertanto è importante scegliere bene in base alla qualità, più che in base alla dimensione dello schermo. Inoltre essendo le Huddle Room installate in spazi piccoli e poco profondi, può fare la differenza l’utilizzo di webcam HD dotate di ampio angolo di visione per consentire l’inquadratura di tutti i partecipanti.
Collaboration e Huddle Room
Uno dei requisiti indispensabili in una Huddle Room è la possibilità di condividere senza interruzioni i contenuti e progetti presenti sui propri dispositivi, rendendoli accessibili ai partecipanti del meeting senza tanta difficoltà. In pratica occorre che si a supportato in modo completo il BYOD, ovvero al Bring Your Own Device, dato la composizione sempre più ibrida e fluida del team di lavoro.
Tramite accesso alla rete Wi-Fi e alle piattaforme cloud, in una Huddle Room i membri del team possono mostrare contenuti, presentazioni o file di progetto sul display di condivisione, facilitando la presa di decisioni e il work in progress.
Kiosk si propone come partner affidabile nello studio e nella fornitura e installazione di quanto necessario per la vostra Huddle Room:
- sistemi di videoconferenza hardware e software
- sistemi di insonorizzazione
- display per la condivisione e collaborazione
- sistemi per la condivisione di progetti e contenuti in ambiente ibrido
- software di prenotazione sale riunioni e display fuoriporta
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