L’evoluzione della gestione e prenotazione delle sale riunioni ha acquisito un ruolo centrale nella progettazione dei contemporanei ambienti di lavoro o workspace.
In un contesto in cui l’integrazione e l’interoperabilità tra sistemi diversi sono sempre più possibili, stiamo vivendo una fase di trasformazione nei modi in cui comunicare, condividere e interagire.
L’efficace utilizzo dei sistemi di prenotazione non solo ottimizza la disponibilità delle risorse, ma contribuisce anche a plasmare l’esperienza complessiva all’interno degli spazi lavorativi moderni.
Con l’avvento dei sistemi di roombooking, assistiamo a un capitolo innovativo nella gestione delle sale riunioni. Queste soluzioni non solo semplificano la prenotazione degli spazi, ma introducono una nuova era di efficienza e flessibilità nell’utilizzo delle risorse aziendali.
Grazie a tali sistemi, la prenotazione delle sale diventa un processo fluido e dinamico, consentendo un’ottimizzazione senza precedenti nella pianificazione e nell’utilizzo degli ambienti dedicati alle riunioni.
Nuovi spazi e sistemi di collaborazione per un nuovo modo di lavorare
La natura dell’ufficio è diventata così ibrida, gli ambienti sempre più informali. I workspace si sono arricchiti di una molteplicità di funzionalità per soddisfare le necessità di brainstorming e di condivisione e sviluppo di nuove idee.
In questo scenario anche il ruolo del system integrator è diventato fondamentale. A lui spetta il compito di trovare un equilibrio tra le esigenze del cliente (ovvero di poter organizzare con facilità le proprie sale riunioni) e le emergenti tecnologie a disposizione.
Allestimenti e arredi premiano caratteristiche di flessibilità e di configurabilità. Analogamente le nuove tecnologie propongono sistemi, dispositivi e interfacce sempre più intuitive, più immediate ed efficaci.
In questo contesto gli spazi per riunione e le aree operative in open space hanno perso la loro passata connotazione formale e si sono trasformate in luoghi di condivisione e collaborazione a supporto delle attività svolte alla scrivania.
Riunioni per briefing urgenti, kick off meeting e allineamenti strategici richiedono due cose fondamentali: la ricerca agevolata di spazi di incontro e sale meeting disponibili e idonee allo scopo.
La gestione delle sale riunioni: centralizzata, autonoma, smart.
In passato, la prenotazione di una sala riunioni era un compito che spettava principalmente alle attività di segreteria o agli assistenti amministrativi. Era necessario contattare il personale dedicato, fornire le informazioni necessarie, verificare la disponibilità e aspettare la conferma.
Questo processo richiedeva tempo e poteva comportare incongruenze e ritardi nella pianificazione delle riunioni.
ALCUNI DATI
1 – Una ricerca dell’Harvard Business Review rivelava che il 63% dei dipendenti afferma di dover prenotare le sale riunioni con almeno un giorno di anticipo.
2 – Secondo una ricerca di Epson nel 2017, i dipendenti delle aziende trascorrono in media 30 minuti a settimana in attesa di una sala riunioni disponibile
Grazie all’evoluzione tecnologica e alla crescente autonomia dei membri del team, il modo in cui le sale riunioni oggi vengono prenotate e gestite è radicalmente cambiato. Oggi infatti molte organizzazioni adottano soluzioni software integrate per la gestione delle risorse aziendali, che permettono ai membri del team di prenotare le sale direttamente e in modo autonomo.
Attraverso un’applicazione o una piattaforma online come Kiosk Targa i membri del team possono visualizzare la disponibilità delle sale riunioni in tempo reale, selezionare la data e l’orario desiderati, e persino scegliere le risorse aggiuntive necessarie, come attrezzature audiovisive o servizi di catering.
Queste soluzioni offrono una panoramica chiara delle disponibilità e delle prenotazioni esistenti, consentendo un’efficiente pianificazione delle riunioni.
Inoltre, questi strumenti digitali spesso integrano funzionalità di notifica e conferma automatica, che inviano agli interessati un promemoria della prenotazione e confermano i dettagli della sala riunioni prenotata.
Ciò riduce la possibilità di sovrapposizioni e malintesi, assicurando che tutti i partecipanti siano al corrente delle riunioni programmate.
Ma non solo la verifica della disponibilità di una sala, come la sua facile prenotazione, è importante ai fini della produttività interna e dello scambio collaborativo.
Infatti secondo una ricerca di Jabra nel 2019, il 56% dei dipendenti ha dichiarato che la mancanza di spazi adeguati per le riunioni è uno dei principali ostacoli alla collaborazione efficace. Per cui avere informazioni esatte sulla reale disponibilità di una sala è importante ai fini della minimizzazione degli errori di prenotazione.
Anche la manutenzione e la pulizia rientra in una attività di gestione, in quanto è importante assicurarsi che la sala sia pulita e in ordine prima di ogni riunione e che vengano effettuate regolari operazioni di manutenzione per garantire che le attrezzature funzionino.
E disporre di uno strumento come Kiosk Targa consente di avere un quadro chiaro e dettagliato sull’uso e sulle necessarie attività di pulizia e di ordine.
La soluzioni per il meeting room booking
Kiosk Targa, il software di prenotazione e di gestione degli spazi riunione nei moderni workspace, assolve a questa necessità in modo egregio, semplificando quella che prima era una operazione più dispendiosa e scomoda di ricerca di uno spazio libero.
Kiosk Targa migliora l’esperienza di prenotazione grazie al fatto di permetterti sempre di trovare una sala libera o uno spazio per i tuoi meeting improvvisi.
Il comodo calendario di prenotazione delle sale riunioni è accessibile da qualsiasi device grazie alla sua interfaccia web. Ad arricchire l’esperienza si aggiungono i sistemi fuori porta digitali costantemente aggiornati, con informazioni visive sul prossimo meeting o sulla eventuale disponibilità della sala.
I dispositivi digitali fuori porta possono essere paragonati a display di piccole dimensioni dotati di touchscreen, alimentati da batteria o tensione e connessi alla rete. Essi oltre a visualizzare informazioni sulla disponibilità della sala, lo stato occupato o libero e i dettagli delle riunioni in corso, consentono anche di effettuare prenotazioni direttamente sul posto. In sostanza, si tratta di dispositivi di prenotazione completi, caratterizzati da un’installazione agevole e una grande praticità d’uso.
Il Kiosk Targa non solo opera come un efficiente sistema di prenotazione, ma si distingue anche per la sua funzionalità di wayfinding.
Con il termine wayfinding si riferisce alla pratica di fornire indicazioni chiare e intuitive per guidare le persone attraverso uno spazio, facilitando la loro navigazione e rendendo l’esperienza complessiva più agevole e accessibile. Questa funzionalità di segnaletica viene solitamente svolta da indicazioni di tipo statico.
Nel nostro caso invece le indicazioni relative alla collocazione delle sale sono facilmente accessibili tramite un totem digitale posizionato all’ingresso, agevolando l’orientamento, in particolare per coloro che non sono familiari con la struttura.
Inoltre, le informazioni relative alle riunioni vengono automaticamente aggiornate ad ogni modifica di programma, garantendo una gestione sempre precisa e tempestiva.
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Parla con un nostro esperto e fissa una demoSe stai cercando di semplificare la gestione delle tue sale riunioni e vuoi risparmiare tempo e denaro, allora adottare un sistema di room booking è la scelta giusta per te. Con un sistema di room booking potrai organizzare le tue riunioni in modo semplice ed efficiente, eliminando sovrapposizioni e riducendo i tempi di prenotazione. |
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